Dokumente hochladen – benennen – einem Vertrag zuordnen

Bitte lies Dir diesen Beitrag vollständig durch – dieser ist extrem wichtig für eine effiziente Zusammenarbeit, die Dir und uns Spaß machen soll!

Wichtige Hinweise:

A) alle Dokumente bitte ausschließlich beim Versicherungsnehmer (VN) = Postempfänger hochladen und nicht bei anderen Personen!

Wichtig: Systematik für die Dateibenennung:

bitte das Datum „rückwärts“ im Format JJJJ-MM-TT mit Bindestrichen „-“ dazwischen und NICHT mit „_“ (Unterstrich) – Jahr – Monat – Tag:

• 2021-03-25_Mustermann_Max_Barmenia-Rechtsschutz-BR
• 2019-08-13_Müller_Paul_OP-Bericht Knie_Klinikum Nord
• 2021-01-14_Müller_Susanne_Arbeitsvertrag-Nachtrag_Arbeitgebername
• Beispiel: 2023-08-04_Mustermann_Max_Allianz-HRV-Police_G

Bitte lade keine „gemischten Dokumente“ hoch, d.h. bitte pro Vertrag eine Datei und nicht mehrere Versicherungsverträge in einer Datei!

Beim Datum im Dateinamen handelt es sich immer um das Ausstellungsdatum/ Dokumentdatum (nicht das Scan- oder Hochladedatum!).

Scanformat: ideal ist ein Hochladen von Dokumenten als Scan im .pdf-Format mit einer monochromen Scan-Auflösung von 300 dpi (monochrom: nur schwarz-weiß, keine Graustufen, keine Farben). Pro DIN A4-Seite sollten dies nicht deutlich mehr als 100 kB sein.

OCR: optimal wäre eine OCR-Texterkennung als „durchsuchbares PDF“, so dass das Dokument direkt durchsucht werden kann.

Bitte zusammenhängende Dokumente jeweils in einer gebündelten PDF-Datei hochladen – bitte keine Einzelseiten! Praktisch für mehrseitige PDF „für den Privatgebrauch“ ist z.B. die App „Scanner Pro“ (verfügbar in den App-Stores).

• bitte lies Dir diesen Artikel einmal komplett durch und lade die Dokumente immer mit dem korrekten Dateiname nach unserer Systematik hoch
  • bitte den Dateinamen nach dem Hochladen nicht mehr ändern, sonst erhalten wir bei jeder Änderung eine E-Mail! – Bitte auch keine Tippfehler korrigieren!
• Gemeinsame Dokumente z.B. bei Ehepartnern bitte immer bei der Dame
• bei gleichgeschlechtlichen Paaren bitte immer bei der älteren Person
• bei WEG (Wohnungseigentümergesellschaften) bitte immer bei der WEG hochladen und nicht bei der Privatperson
• Unterlagen zu Minderjährigen/ Kindern:
  • Gesundheitsdaten bitte immer direkt bei der Versicherten Person (VP), bzw. beim betroffenen Kind in dessen Account hochladen!
  • Depotunterlagen bitte auch beim Kind (da das Kind der Depotinhaber ist)
  • Versicherungsunterlagen wie gewohnt beim VN, da dieser der Vertragsinhaber ist!

B) Ein nachträgliches Zuordnen zu Verträgen nach dem Hochladen ist nicht möglich, sondern nur direkt während des Hochladens. Daher bitte die Dokumente immer gleich zuordnen!

C) bitte lade keine Dokumente mit Passwort hoch – das System ist bereits sicher verschlüsselt – daher ist dies nicht notwendig und nicht sinnvoll!

Automatisierung: nach dem Hochladen brauchst Du uns nicht per Mail über den Upload informieren – das macht das System automatisch 🙂

Abkürzungen (Vertragssparten)     Kategorien für Dokumente

Bitte gehe wie folgt vor:

1. klicke eingeloggt auf „Dokumente„
2. klicke ganz unten rechts auf dem Bildschirm auf das Plus „(+)“ – Optionen
   1. „Dokument hochladen“ ==> dies ist die beste Option für PDF-Dateien – es öffnet sich die Maske „Dokument hochladen“
      • Datei auswählen: wähle eine lokale Datei bei Dir auf Deinem Notebook/ PC etc. aus
      • Name: gib den Namen gem. dem untenstehenden Schema ein – dieses Schema ist wichtig
      • Verträge: wähle immer einen bestehenden Vertrag aus und ordne die Dokumente immer dem passenden Vertrag zu!
   2. die schlechtere Option ist  „Dokument aus Bildern erzeugen“ ==> dies ist qualitativ schlechter, da aus Fotos eine PDF generiert wird.

Hier siehst Du wie dies im System aussieht:

Neu: seit ca. 05/2021 solltest Du alle über den Browser hochgeladenen Dokumente auch direkt einem Vertrag  zuordnen. Bitte mache dies immer, damit Du und wir den optimalen Überblick über alle Dokumente haben. Außerdem können wir deine Vorgänge so schneller bearbeiten. 😃

Vorab: nach dem Hochladen brauchst Du uns nicht per Mail über den Upload informieren – das macht das System automatisch 🙂

Dokumente können bei uns ganz simpel hochgeladen werden. Einfach bei SIMPLR anmelden und unter „Dokumente“ den Button „Datei hochladen“ anklicken. Damit wir die Dateien zügiger und effizienter verarbeiten können, bitten wir diese wie folgt zu benennen:

Bitte folgende Dokumente jeweils in einer separaten Datei hochladen:

• Personalausweis (Vorder- und Rückseite in einer PDF-Datei)
• Führerschein: (Vorder- und Rückseite in einer PDF-Datei), wichtig für Kfz-Versicherung

Jährlich bitte immer hochladen: (dahinter die Erläuterung, warum diese wichtig für uns sind)

• DRVB-GRV-Renteninformation (Gesetzliche Rente/ Versorgungswerk/ Betriebsrenten, welche Dein Arbeitgeber noch nicht durch GLÖCKLER verwaltet lässt) – wichtig für Rentenplanung/ staatliche Förderung gem. § 10a EStG
• Steuerbescheid vom Finanzamt: wichtig wegen korrekter steuerlicher Ansetzbarkeit von Rentenverträgen/ Versicherungen/ staatlichen Förderungen.
• Dezemberabrechnung/ Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung: wichtig für Einkommensabsicherung/ staatliche Förderung.

Abkürzungen/ Kategorien für das Hochladen:

Abkürzungen (Vertragssparten)     Kategorien für Dokumente

Und denke bitte daran: nach dem Hochladen brauchst Du uns nicht per Mail über den Upload informieren – das macht das System automatisch 🙂

Beispiel: 2023-08-04_Mustermann_Max_Allianz-HRV-Police_G

Beim Datum im Dateinamen handelt es sich immer um das Ausstellungsdatum/ Dokumentdatum (nicht das Scan- oder Hochladedatum!).

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Eine häufige Frage an uns lautet:

„Was bedeuten die Endungen ganz hinten im Dateinamen?“

==> Dies ist die „Quelle“, wer das Dokument erstellt/ unterzeichnet hat. Bitte benenne diese wie folgt:

…_K    (vom Kunden/ Mandanten)

…_G   (von der Gesellschaft, d.h. Versicherungsgesellschaft)

…_GBC          (von der Glöckler Business Consulting GmbH)

…_FORMULAR – dies ist ein Formular, d.h. eine nicht unterzeichnete Version eines Antrags, etc.